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15.12.2010

NSi AutoStore: Die neue Dimension der Dokumentenerfassung


NSI Autostore

Für die regelmäßige Digitalisierung großer Mengen an Papierbelegen erweisen sich manuelle Prozesse als zunehmend ineffizient. Mit der von Konica Minolta angebotenen intelligenten Softwareapplikation NSi AutoStore lässt sich die gesamte Dokumentenerfassung automatisieren – in Erweiterung der vielfältigen Scan-Funktionen der bizhub Multifunktionssysteme. Unter anderem laufen so die Bildbearbeitung, die Umbenennung von Dateien oder die Konvertierung in andere Formate vollkommen selbständig ab. Mittels Barcode- und OCR-Texterkennung legt das Programm die Informationen strukturiert ab, leitet sie im Unternehmen weiter oder übergibt sie an weitere Applikationen. Zahlreiche Konnektoren sichern die nahtlose Anbindung an Groupware und Dokumentenmanagement-Systeme.

 

Als hoch flexible Capture Middleware lässt sich NSi AutoStore ganz an die Bedürfnisse des Unternehmens und die dort vorhandene Hard- und Software anpassen. Die automatischen Arbeitsabläufe werden vom Administrator einfach und schnell im Drag & Drop-Verfahren konfiguriert. Dabei ordnet er lediglich die auf der grafischen Benutzeroberfläche dargestellten Symbole für die Erfassungsquelle sowie für die gewünschten Prozessschritte hintereinander an.

Entlastung und Beschleunigung im Arbeitsalltag

Große Mengen standardisierter Dokumente fallen zum Beispiel bei Behörden sowie bei Speditionen und Logistikdienstleistern an. Ebenso gut eignet sich NSi AutoStore für die zeiteffiziente Erfassung der Eingangspost und deren strukturierte Ablage, etwa in Poststellen. Aufgrund der im Dokument enthaltenen Informationen wie Kundennummer und Datum passt die Software automatisch den Dateinamen an und legt zudem die entsprechend indizierten Ordnerstrukturen an.

Bei der Erfassung strukturierter und teilstrukturierter Dokumente wie etwa Formularen, Rechnungen, Auftragsbestätigungen oder Lieferscheinen macht NSi Autostore manuelle Eingriffe weitestgehend überflüssig. Der Nutzer wählt nur noch den entsprechenden Workflow am Display des Multifunktionssystems aus, legt die Dokumente ein und drückt die Scan-Taste. Für ein Maximum an Bedienerfreundlichkeit ist NSi AutoStore dank der Konica Minolta Open API Technologie vollständig in das Bediendisplay integriert.

„In Verbindung zu den umfangreichen Scan-Funktionen der bizhub-Systeme bildet NSi AutoStore die perfekte Ergänzung, um eine automatisierte, strukturierte Ablage digitalisierter Dokumente im Unternehmen zu realisieren,“ so Helge Dolgener, Leiter Produktmanagement Office Products bei Konica Minolta Business Solutions Deutschland. „Damit lassen sich unternehmensinterne Abläufe noch mehr optimieren.“

Funktionsumfang und Lizenzmodelle

Je nach den Bedürfnissen vor Ort ist NSi Autostore flexibel skalierbar: Zur Auswahl stehen drei Lizenzmodelle mit unterschiedlichen Funktionen zur automatisierten Erfassung, Verarbeitung und Ablage beziehungsweise Weiterleitung von Daten.

Mit der Version AutoStore Express Foundation können Dokumente über Multifunktionssysteme und Netwerkscanner erfasst und via OCR-Texterkennung in editierbare Dateien umgewandelt werden. Das Ausgabeformat ist frei wählbar, wie etwa PDF, PDF/A oder Microsoft Word. Die Dateiausgabe kann in einen frei wählbaren Ordner auf dem PC, auf dem FTP-Server oder via E-Mail und Faxweiterleitung erfolgen

Die Variante AutoStore Express umfasst ergänzend unter anderem einen AutoCapture-Menüpunkt für Microsoft Windows und Office. Mit Rechtsklick auf die entsprechende Datei kann diese sofort von NSi AutoStore in einen vordefinierten Workflow überführt werden. Auch das Abfragen einzelner Hotfolder und das Aufgreifen der dort abgelegten Daten sind zusätzlich verfügbar. Zudem können mit dieser Version gescannte Bilddateien automatisch nachbearbeitet werden. Dies umfasst Funktionen wie Aufhellung, Geraderücken oder das Entfernen der Lochung sowie leerer Seiten. Barcodeerkennung und zonale Texterkennung sind ebenso enthalten wie eine E-Mail-Benachrichtigungsfunktion für Administratoren und Nutzer, die Fehler- oder Erfolgsmeldungen liefert. Zu den Anbindungsmöglichkeiten der Basisversion kommen noch Sharepoint, Lotus Notes sowie Datenbanken mit ODBC-Schnittstelle hinzu, wie zum Beispiel Microsoft SQL und Access sowie IBM DB2 oder Oracle.

Die umfassendsten Möglichkeiten bietet das dritte Lizenzmodell, NSi AutoStore Workflow. Zu einer Vielzahl von Dokumentenmanagement-Systemen sind direkte Konnektoren vorhanden, wie etwa zu der von Konica Minolta vertriebenen Lösung windream. Für Systeme, die nicht mit einem Standardkonnektor erreicht werden können, unterstützt NSi AutoStore Workflow auch XML-Routing und sorgt so für maximale Kompatibilität. Mittels Multipolling können zudem ganze Dateiserver überwacht und abgefragt werden. 

 

Detaillierte Informationen und technische Daten zu NSi Autostore erhalten Sie unter:

NSI Autostore